Privacy verklaring

Deze privacyverklaring bevat de omstandigheden waarin Brik – Student in Brussel vzw, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Zavelput 20, KBO 0464.281.788 (hierna BRIK), uw persoonsgegevens verzamelt, bewerkt en gebruikt evenals de wijze waarop wij deze beveiligen.

BRIK verbindt zich ertoe om de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens zoals o.m. opgenomen in de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna “AVG”) strikt na te leven.

BRIK houdt eraan haar klanten en de bij haar activiteiten betrokken partijen te informeren omtrent welke persoonsgegevens zij bewaart, de wijze waarop dit gebeurt, evenals de redenen waarom zij dit doet. Deze informatie vindt u terug in de huidige privacyverklaring.

De huidige privacyverklaring betreft de gegevens waarbij BRIK optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, t.t.z. wanneer BRIK persoonsgegevens inzamelt voor haar eigen doeleinden en niet in opdracht van een klant of partnerinstelling.

Indien u van oordeel bent dat deze privacyverklaring niet op afdoende wijze uw privacy zou beschermen kan u ons steeds contacteren op welkom@brik.be.

1. Verantwoordelijke

Uw gegevens kunnen worden opgeslagen en bewerkt door BRIK in functie van de uitvoering van haar activiteiten en diensten. De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is BRIK.

BRIK ging over tot het aanstellen van een DPO. Hiertoe werd Seeds of Law (Peeters Advocaten-Avocats BV), maatschappelijke zetel te 1050 Elsene, Marsveldplein 5-5, KBO 0816.588.065, contactpersoon: dpo@seeds.law, als DPO aangesteld.

2. Categorieën van gegevens.

Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door BRIK worden verwerkt naargelang de dienst waarvaan u gebruik maakt :

  • Naam en voornaam
  • Taal
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Woonplaats
  • Rekeningnummer
  • Vaste en/of mobiele telefoon
  • E-mailadres
  • Activiteiten op en interactie met onze website
  • IP-adres
  • Studentenkaartnummer en onderwijsinstelling
  • Eventueel bijkomende persoonsgegevens die worden verstrekt

Naast bovenstaande gegevens zal BRIK gebeurlijk eveneens bepaalde voor de betrokkene gevoelige persoonsgegevens gebruiken. Deze informatie betreft onder meer:

  • Persoonsgegevens waaruit etnische afkomst kunnen worden afgeleid.

Deze potentieel gevoelige gegevens worden louter verwerkt in functie van het voldoen aan de geldende huurwetgeving in voorkomend geval een student een huurovereenkomst met BRIK afsluit.

3. Doelstellingen en grondslagen van de verwerkingen.

BRIK zal uw persoonsgegevens in het algemeen slechts verwerken in de gevallen toegelaten door art. 6.1 AVG, t.t.z.:

  • Wanneer dit noodzakelijk is in functie van het uitvoeren van een overeenkomst;
  • Teneinde te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting;
  • Wanneer dit noodzakelijk is om de vitale belagen van de betrokkene te beschermen;
  • In voorkomend geval de verwerking in functie van het algemeen/openbaar belang geschiedt;
  • Wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de onderneming (b.v. voorkomen van fraude, interne administratie, direct marketing,…).

BRIK verwerkt uw persoonsgegevens in het bijzonder omwille van volgende doelstellingen:

  • Teneinde BRIK toe te laten de prestaties waartoe zij zich verbindt optimaal uit te voeren, dit onder meer in het kader van studentenhuisvesting of mobiliteit;
  • Het algemeen beheer van de vzw en het bewerkstelligen van haar taken, waaronder o.m.:
  • Projecten en evenementen voor het promoten en verbeteren van Brussel als studentenstad;
  • Faciliteren van kotenverhuur (MyKot) evenals het zelf verhuren van koten;
  • Versterken van het Nederlandstalig hoger onderwijs in Brussel;
  • Teneinde u – indien nodig – te contacteren in het kader van de diensten die door BRIK worden verstrekt, dit zal voornamelijk het geval zijn indien u een huurovereenkomsten met BRIK hebt afgesloten;
  • Het sturen van nieuwsbrieven en aanbiedingen naar de studenten en andere betrokken partijen, dit onder meer met betrekking tot de uitvoering van haar doelstellingen;
  • Het invorderen van achterstallige huurgelden;
  • Toekomstige studenten te informeren omtrent studeren in brussel;
  • Het inschakelen van vrijwilligers bij evenementen;
  • Het beschermen van de rechten van BRIK ingeval van enige vorm van betwisting i.v.m. een handeling of activiteit van BRIK.

           

Deze handelingen zijn ofwel gebaseerd op de overeenkomst en samenwerking tussen de student of de betrokkene en BRIK ofwel op de gerechtvaardigde belangen van BRIK teneinde een correcte en optimale dienstverlening te verzekeren.

Wat betreft de gerechtvaardigde belangen van BRIK worden de gegevens van de studenten en betrokkenen aangewend teneinde hen mededelingen te doen met betrekking tot producten of diensten gelijkaardig of gerelateerd aan deze die zij voorheen reeds hebben aangeschaft of waarvan zij gebruik kunnen maken of reeds hebben gemaakt.

De verwerking van de persoonsgegevens door BRIK kan eveneens gerechtvaardigd worden door de op BRIK rustende wettelijke verplichtingen. Zo is BRIK in dit kader onder meer onderworpen aan fiscale en boekhoudkundige regels die het bewaren en het overmaken van bepaalde persoonsgegevens aan de bevoegde administraties verplichten, evenzeer vervult zij in het kader van de Codex Hoger Onderwijs bepaalde wettelijk opgelegde taken van haar partnerinstellingen.

4. Bewaartermijnen

 BRIK zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens werden verzameld. Zo zullen de gegevens minstens gedurende het uitvoeren van de diensten en verbintenissen vanwege BRIK worden bewaard. Nadien verbindt BRIK zich ertoe deze gegevens niet langer te bewaren dan 2 jaren.

Na deze periode zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd behoudens de hierna volgende categorieën:

  • Betalingen en facturatiegegevens worden een bijkomende periode van 5 jaar (of een totaal van 7 jaar) bijgehouden teneinde te voldoen aan de fiscale verplichtingen.
  • Eventuele gegevens die door wettelijke verplichtingen dienen te worden bewaard.

5. Doorgifte en derden

In principe zullen uw gegevens louter intern door BRIK (en eventuele verbonden vennootschappen evenals rechtsopvolgers) worden behandeld. In functie van het uitvoeren van haar doelstellingen en taken zullen eveneens gegevens worden gedeeld en samengelegd met de partnerinstellingen van BRIK . De partnerinstellingen van Brik zijn:

  • Vrije Universiteit Brussel
  • Erasmushogeschool Brussel
  • LUCA – School of Arts
  • Katholieke Universiteit Leuven
  • Odisee

De persoonsgegevens die door BRIK worden verwerkt zullen door de verschillende medewerkers van BRIK kunnen worden gebruikt teneinde een zo goed mogelijke dienstverlening te garanderen.

BRIK garandeert hierbij dat haar werknemers enkel deze persoonsgegevens zal gebruiken en verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van zijn of haar taken. BRIK garandeert dat iedere verwerking die door of voor haar door een verwerker geschiedt conform de geldende regelgeving zal gebeuren.

BRIK doet eveneens beroep op bepaalde verwerkers teneinde haar dienstverlening optimaal te houden. Dit betreft:

  • Internet omgeving (hosting website);
  • IT-Infrastructuur (Servers, CRM, mailservice edm.);
  • ISP en telefonie aanbieders;
  • Eventplanners.

Aangezien deze externe partijen in aanraking kunnen komen met persoonsgegevens verbindt BRIK zich ertoe om de nodige verwerkersovereenkomsten met dergelijke externe partijen af te sluiten teneinde een adequate bescherming van persoonsgegevens te kunnen verzekeren.

Soms is BRIK ook verplicht om uw persoonsgegevens over te maken aan derden. Dit is voornamelijk het geval indien een wet ons hiertoe verplicht of indien publieke instanties het recht hebben om deze gegevens van ons te vragen. In principe zullen uw gegevens niet worden overgedragen naar derde landen (buiten de Europese Unie) noch aan enige internationale organisaties.

Statistische gegevens omtrent studenten in Brussel zullen eveneens aan bepaalde overheidsinstanties worden overgemaakt.

Naast deze ontvangers zal BRIK geen persoonsgegevens aan een derde doorgeven zonder uw voorafgaande goedkeuring.

6. Rechten van de betrokkene

U heeft het recht op inzage en verbetering met betrekking tot de persoonsgegevens die BRIK van u bewaart. Daarnaast kunt u eveneens het verwijderen van uw gegevens vragen in de gevallen zoals ze door de wetgeving worden voorzien, o.m.:

  • Indien de gegevens niet langer nodig om de doeleinden van de verwerkingen ervan te vervullen.
  • Indien u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond tot verwerking bestaat
  • Indien u uw recht op bezwaar hebt uitgeoefend
  • Indien er sprake is van een onrechtmatige verwerking
  • Teneinde te voldoen aan een wettelijke verplichting

U heeft ook het recht de goedkeuring die werd gegeven voor een verwerking van uw persoonsgegevens opnieuw in te trekken (indien de verwerking op basis van toestemming is gebeurd), en onder voorbehoud van de eventuele invloed daarvan op enige dienstverlening.

Indien u de verwerking van de gegevens door BRIK betwist, kunt u om de beperking van de verwerking verzoeken tot een oplossing voor deze betwisting werd gevonden.

Tot slot bezit u eveneens een recht op overdracht van uw gegevens indien de verwerking ervan gebeurt via geautomatiseerde procedés. U kan zich eveneens, zonder enige rechtvaardiging, verzetten tegen het gebruiken van de persoonsgegevens voor direct marketing.

Indien u deze rechten wenst uit te voeren kunt u een e-mail sturen naar het adres: welkom@brik.be.

Om de identiteit van de aanvrager te kunnen nagaan en te vermijden dat een onbevoegde persoon toegang zou krijgen tot persoonsgegevens die deze persoon niet aanbelangen, dient hierbij een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of paspoort gevoegd te worden.

Indien u meent dat daartoe aanleiding bestaat kan u een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

commission@privacycommission.be

7. Beveiliging van de gegevens.

BRIK controleert permanent de beveiliging van de persoonsgegevens die binnen haar organisatie worden bewaard en verwerkt. Als verantwoordelijke voor de verwerking en als potentieel verwerker verbindt BRIK zich er toe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die haar werden toevertrouwd. Hiermee tracht zij eveneens het verlies, de vernietiging of de niet toegestane verdeling van deze gegevens te vermijden.

BRIK gebruikt systemen die regelmatig worden geüpdatet, de toegang tot de persoonsgegevens beperken en firewalls bevatten die overeenstemmen met de geldende standaard hieromtrent. BRIK verbindt er zich toe u te informeren omtrent iedere inbreuk op deze privacy-statement die een ernstige impact op u kan hebben.

8. Aanpassingen

Het staat BRIK vrij deze privacy-statement van tijd tot tijd eenzijdig te wijzigen, desgevallend in functie van wijzigende wetgeving. In dergelijk geval zal een aankondiging op de website worden gedaan.